POSH नियम 14 – वार्षिक रिपोर्ट तैयार करना | POSH Rules 2013 in Hindi

1. धारा और इससे अंतर संबंध रखने वाला नियम

POSH अधिनियम, 2013 की धारा 21 – समिति द्वारा वार्षिक रिपोर्ट प्रस्तुत करना (Committee to submit annual report), धारा 22 – नियोक्ता द्वारा वार्षिक रिपोर्ट में जानकारी शामिल करना (Employer to include information in annual report) तथा नियम 14 – वार्षिक रिपोर्ट तैयार करना (Preparation of annual report) एक-दूसरे से सीधे संबंधित हैं।

इस व्यवस्था का उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि कार्यस्थल पर महिलाओं के लैंगिक उत्पीड़न की रोकथाम और शिकायतों के निवारण के लिए गठित समितियाँ अपने कार्यों का वार्षिक विवरण तैयार करें तथा संबंधित नियोक्ता और जिला अधिकारी तक आवश्यक जानकारी पहुँचाएँ।

धारा 21 – समिति द्वारा वार्षिक रिपोर्ट प्रस्तुत करना

धारा 21(1) का सरल अर्थ: आंतरिक समिति या स्थानीय समिति, जैसी भी स्थिति हो, प्रत्येक कैलेंडर वर्ष में निर्धारित प्रारूप और निर्धारित समय पर वार्षिक रिपोर्ट तैयार करेगी और उसे नियोक्ता तथा जिला अधिकारी को प्रस्तुत करेगी।

धारा 21(2) का सरल अर्थ: जिला अधिकारी धारा 21(1) के अंतर्गत प्राप्त वार्षिक रिपोर्टों के आधार पर एक संक्षिप्त रिपोर्ट राज्य सरकार को भेजेगा।

इसका अर्थ है कि आंतरिक समिति की रिपोर्ट केवल संस्थान के आंतरिक रिकॉर्ड तक सीमित नहीं है। इसे संबंधित नियोक्ता और जिला अधिकारी तक पहुँचाना भी वैधानिक प्रक्रिया का हिस्सा है। इसी प्रकार स्थानीय समिति की रिपोर्ट भी संबंधित जिला अधिकारी को प्रस्तुत की जाती है।

धारा 22 – नियोक्ता द्वारा वार्षिक रिपोर्ट में जानकारी शामिल करना

धारा 22 का सरल अर्थ: नियोक्ता अपने संगठन की वार्षिक रिपोर्ट में इस अधिनियम के अंतर्गत दर्ज किए गए मामलों की संख्या और उनके निपटारे की जानकारी शामिल करेगा। यदि संगठन के लिए वार्षिक रिपोर्ट तैयार करना आवश्यक नहीं है, तो नियोक्ता दर्ज किए गए मामलों की संख्या, यदि कोई हो, जिला अधिकारी को सूचित करेगा।

इस प्रकार धारा 21 समिति की वार्षिक रिपोर्ट से संबंधित है, जबकि धारा 22 नियोक्ता की रिपोर्टिंग जिम्मेदारी निर्धारित करती है। दोनों प्रावधानों का उद्देश्य संस्थान में POSH अधिनियम के क्रियान्वयन का रिकॉर्ड उपलब्ध कराना है।

धारा 20 – जिला अधिकारी के कर्तव्य और शक्तियाँ

धारा 20 के अंतर्गत जिला अधिकारी को स्थानीय समिति द्वारा प्रस्तुत रिपोर्ट समय पर प्राप्त होने की निगरानी करने तथा महिलाओं के अधिकारों और कार्यस्थल पर यौन उत्पीड़न के विषय में जागरूकता निर्माण के लिए आवश्यक उपाय करने का दायित्व दिया गया है।

इसलिए वार्षिक रिपोर्ट केवल शिकायतों की संख्या का विवरण नहीं है, बल्कि यह जिला स्तर पर POSH अधिनियम के क्रियान्वयन की निगरानी और समीक्षा में भी सहायक है।

नियम 14 की भूमिका

धारा 21 वार्षिक रिपोर्ट तैयार करने और प्रस्तुत करने का वैधानिक दायित्व निर्धारित करती है। नियम 14 यह स्पष्ट करता है कि समिति की वार्षिक रिपोर्ट में कौन-कौन सी महत्वपूर्ण जानकारियाँ शामिल होनी चाहिए।

नियम 14 के अनुसार रिपोर्ट में पाँच प्रमुख विवरण शामिल किए जाने हैं:

1. वर्ष में प्राप्त यौन उत्पीड़न की शिकायतों की संख्या।
2. वर्ष के दौरान निपटाई गई शिकायतों की संख्या।
3. 90 दिनों से अधिक समय से लंबित मामलों की संख्या।
4. यौन उत्पीड़न के विरुद्ध आयोजित कार्यशालाओं और जागरूकता कार्यक्रमों की संख्या।
5. नियोक्ता या जिला अधिकारी द्वारा की गई कार्रवाई की प्रकृति।

महत्वपूर्ण कानूनी अंतर: नियम 14 में समिति की वार्षिक रिपोर्ट के पाँच विवरण निर्धारित हैं। धारा 22 में नियोक्ता की वार्षिक रिपोर्ट के लिए दर्ज मामलों की संख्या और उनके निपटारे की जानकारी शामिल करने का अलग दायित्व है। इन दोनों रिपोर्टिंग व्यवस्थाओं को एक ही रिपोर्ट या एक ही जिम्मेदारी नहीं समझना चाहिए।

2. व्यवहार में क्या करें?

नियम 14 का पालन करने के लिए आंतरिक शिकायत समिति को पूरे वर्ष शिकायतों, उनके निपटारे, लंबित मामलों और जागरूकता कार्यक्रमों का व्यवस्थित रिकॉर्ड रखना चाहिए। वर्ष समाप्त होने पर इन्हीं अभिलेखों के आधार पर वार्षिक रिपोर्ट तैयार की जा सकती है।

1. वर्ष में प्राप्त शिकायतों की संख्या दर्ज करें

• संबंधित कैलेंडर वर्ष में प्राप्त सभी शिकायतों की संख्या का रिकॉर्ड रखें।
• शिकायत प्राप्त होने की तारीख और गोपनीय केस नंबर के माध्यम से उनका आंतरिक रिकॉर्ड व्यवस्थित करें।
• रिपोर्ट में शिकायतकर्ताओं के नाम या पहचान बताने वाली जानकारी शामिल न करें।

2. वर्ष के दौरान निपटाई गई शिकायतों की संख्या दर्ज करें

• वर्ष के दौरान जिन शिकायतों का निपटारा किया गया है, उनकी संख्या दर्ज करें।
• निपटारे की स्थिति को समिति के आधिकारिक अभिलेखों से मिलाकर सत्यापित करें।
• समिति की रिपोर्ट और नियोक्ता की रिपोर्ट में आँकड़ों की संगति बनाए रखें।

3. 90 दिनों से अधिक समय से लंबित मामलों का विवरण तैयार करें

नियम 14 में विशेष रूप से उन मामलों की संख्या बताने का प्रावधान है जो 90 दिनों से अधिक समय से लंबित हैं। इसलिए समिति को प्रत्येक लंबित मामले की अवधि पर ध्यान देना चाहिए।

• शिकायत प्राप्त होने की तारीख और जाँच की प्रगति का रिकॉर्ड रखें।
• 90 दिनों से अधिक लंबित मामलों की संख्या अलग से दर्ज करें।
• लंबित मामलों की स्थिति और कारणों की समीक्षा करें।
• समयबद्ध प्रक्रिया पूरी करने के लिए आवश्यक कदमों पर ध्यान दें।

ध्यान दें: नियम 14 में 90 दिनों से अधिक लंबित मामलों की संख्या रिपोर्ट करने का प्रावधान है। इसका अर्थ यह नहीं है कि समिति को 90 दिनों तक जाँच लंबित रखने की अनुमति है। अधिनियम की धारा 11(4) के अनुसार जाँच 90 दिनों के भीतर पूरी की जानी चाहिए। दोनों प्रावधानों का उद्देश्य समयबद्ध जाँच और लंबित मामलों की निगरानी सुनिश्चित करना है।

4. कार्यशालाओं और जागरूकता कार्यक्रमों का विवरण रखें

• वर्ष में आयोजित POSH कार्यशालाओं की संख्या दर्ज करें।
• कर्मचारियों के लिए आयोजित जागरूकता कार्यक्रमों का रिकॉर्ड रखें।
• आंतरिक समिति के सदस्यों के प्रशिक्षण और अभिमुखीकरण कार्यक्रमों का विवरण सुरक्षित रखें।
• कार्यक्रमों की तारीख, विषय और सहभागिता से संबंधित अभिलेख व्यवस्थित रखें।

यह विवरण नियम 13 के अनुपालन की स्थिति समझने में भी सहायक हो सकता है, क्योंकि नियम 13 में कार्यशालाओं, कर्मचारियों की जागरूकता तथा समिति के सदस्यों के प्रशिक्षण से संबंधित दायित्व निर्धारित हैं।

5. नियोक्ता या जिला अधिकारी द्वारा की गई कार्रवाई का विवरण दें

नियम 14 के खंड (e) के अनुसार रिपोर्ट में नियोक्ता या जिला अधिकारी द्वारा की गई कार्रवाई की प्रकृति भी शामिल की जानी चाहिए।

• समिति की सिफारिशों के बाद नियोक्ता द्वारा की गई कार्रवाई का विवरण संकलित करें।
• जहाँ लागू हो, जिला अधिकारी द्वारा की गई कार्रवाई का विवरण भी दर्ज करें।
• कार्रवाई की स्थिति को संबंधित आदेशों और आधिकारिक अभिलेखों से सत्यापित करें।
• व्यक्तियों की पहचान उजागर किए बिना आवश्यक सांख्यिकीय और प्रशासनिक जानकारी प्रस्तुत करें।

6. वार्षिक रिपोर्ट तैयार करके निर्धारित अधिकारियों को भेजें

• आंतरिक समिति अपनी वार्षिक रिपोर्ट तैयार करे और नियोक्ता तथा जिला अधिकारी को प्रस्तुत करे।
• स्थानीय समिति अपनी रिपोर्ट संबंधित जिला अधिकारी को प्रस्तुत करे।
• रिपोर्ट निर्धारित प्रारूप और निर्धारित समय के अनुसार तैयार की जाए।
• रिपोर्ट भेजने की तारीख और प्राप्ति का प्रमाण सुरक्षित रखें।

7. नियोक्ता की वार्षिक रिपोर्ट में आवश्यक जानकारी शामिल कराएँ

नियोक्ता को धारा 22 के अनुसार संगठन की वार्षिक रिपोर्ट में अधिनियम के अंतर्गत दर्ज मामलों की संख्या और उनके निपटारे का विवरण शामिल करना चाहिए। यदि संगठन के लिए वार्षिक रिपोर्ट तैयार करना आवश्यक नहीं है, तो नियोक्ता को यह जानकारी जिला अधिकारी को देनी होगी।

व्यावहारिक सुझाव: आंतरिक समिति पूरे वर्ष शिकायतों, निपटारे, लंबित मामलों, प्रशिक्षण और नियोक्ता की कार्रवाई का एक अद्यतन वार्षिक डेटा रिकॉर्ड तैयार रखे। इससे वर्ष के अंत में रिपोर्ट तैयार करने में त्रुटियों और अनावश्यक देरी की संभावना कम होगी।

3. कानून को सरलता से समझें

नियम 14 का सरल अर्थ है कि आंतरिक शिकायत समिति को वर्षभर किए गए कार्यों का हिसाब रखना और प्रत्येक कैलेंडर वर्ष की वार्षिक रिपोर्ट तैयार करना आवश्यक है।

क्या वार्षिक रिपोर्ट तैयार करना अनिवार्य है?

हाँ। अधिनियम की धारा 21 के अनुसार आंतरिक समिति और स्थानीय समिति को प्रत्येक कैलेंडर वर्ष में वार्षिक रिपोर्ट तैयार करके निर्धारित अधिकारियों को प्रस्तुत करनी होती है। यह वैधानिक दायित्व है।

क्या वार्षिक रिपोर्ट केवल शिकायतों की संख्या बताने के लिए है?

नहीं। नियम 14 के अनुसार रिपोर्ट में प्राप्त शिकायतों और निपटाई गई शिकायतों के साथ 90 दिनों से अधिक लंबित मामलों, जागरूकता कार्यक्रमों तथा नियोक्ता या जिला अधिकारी द्वारा की गई कार्रवाई की प्रकृति का विवरण भी शामिल होना चाहिए।

क्या शिकायत प्राप्त न होने पर भी वार्षिक रिपोर्ट तैयार करनी होगी?

हाँ। किसी वर्ष में शिकायत प्राप्त नहीं होने पर भी समिति का वार्षिक रिपोर्ट तैयार करने का दायित्व समाप्त नहीं होता। ऐसी स्थिति में शिकायतों की संख्या शून्य दर्ज की जा सकती है। अन्य लागू विवरण, जैसे आयोजित जागरूकता कार्यक्रम और की गई कार्रवाई, वास्तविक स्थिति के अनुसार दर्ज किए जाने चाहिए।

क्या आंतरिक समिति की रिपोर्ट सीधे राज्य सरकार को भेजी जाती है?

धारा 21 के अनुसार आंतरिक समिति अपनी रिपोर्ट नियोक्ता और जिला अधिकारी को प्रस्तुत करती है। जिला अधिकारी प्राप्त वार्षिक रिपोर्टों के आधार पर संक्षिप्त रिपोर्ट राज्य सरकार को भेजता है। स्थानीय समिति भी अपनी रिपोर्ट जिला अधिकारी को प्रस्तुत करती है।

क्या नियोक्ता की वार्षिक रिपोर्ट और ICC की वार्षिक रिपोर्ट अलग हैं?

हाँ। दोनों का कानूनी आधार और उद्देश्य अलग है।

• समिति की रिपोर्ट: धारा 21 और नियम 14 के अनुसार तैयार की जाती है। इसमें पाँच निर्धारित प्रकार के विवरण शामिल होते हैं।
• नियोक्ता की रिपोर्ट: धारा 22 के अनुसार संगठन की वार्षिक रिपोर्ट में दर्ज मामलों की संख्या और उनके निपटारे की जानकारी शामिल की जाती है। यदि संगठन के लिए वार्षिक रिपोर्ट आवश्यक नहीं है, तो यह जानकारी जिला अधिकारी को दी जाती है।

क्या वार्षिक रिपोर्ट में शिकायतकर्ता और प्रत्यर्थी के नाम लिखे जा सकते हैं?

नहीं। अधिनियम की धारा 16 के अंतर्गत शिकायतकर्ता महिला, प्रत्यर्थी और गवाहों की पहचान तथा शिकायत और जाँच से संबंधित गोपनीय जानकारी के प्रकाशन या सार्वजनिक संचार पर प्रतिबंध है। इसलिए वार्षिक रिपोर्ट में आवश्यक सांख्यिकीय और प्रशासनिक जानकारी इस प्रकार प्रस्तुत की जानी चाहिए कि संबंधित व्यक्तियों की पहचान उजागर न हो।

रिपोर्ट प्रस्तुत नहीं करने पर क्या कार्रवाई हो सकती है?

अधिनियम की धारा 26 में नियोक्ता द्वारा धारा 22 के अंतर्गत कार्रवाई न करने तथा अधिनियम या नियमों के अन्य प्रावधानों के उल्लंघन के लिए दंड का प्रावधान है। इसके अंतर्गत दोषी नियोक्ता पर 50,000 रुपये तक का जुर्माना लगाया जा सकता है। यह अधिकतम दंड है; किसी विशेष मामले में कार्रवाई तथ्यों और लागू कानूनी प्रावधानों के अनुसार होगी।

मुख्य बात: वार्षिक रिपोर्ट केवल एक औपचारिक दस्तावेज नहीं है। यह बताती है कि संस्थान में महिलाओं की सुरक्षा के लिए शिकायत निवारण व्यवस्था कितनी सक्रिय है, शिकायतों का निपटारा किस स्थिति में है और जागरूकता के लिए क्या प्रयास किए गए हैं।

4. नियम का मूल पाठ एवं अंग्रेजी अनुवाद

नियम 14 – वार्षिक रिपोर्ट तैयार करना

नीचे नियम 14 का अंग्रेजी मूल पाठ तथा उसका सरल हिंदी अनुवाद दिया गया है। अंग्रेजी पाठ राजपत्र में प्रकाशित नियम का मूल पाठ है। हिंदी पाठ पाठकों की सुविधा के लिए अनुवाद है।

English Original Text

14. Preparation of annual report.— The annual report which the Complaints Committee shall prepare under Section 21, shall have the following details:— (a) number of complaints of sexual harassment received in the year; (b) number of complaints disposed off during the year; (c) number of cases pending for more than ninety days; (d) number of workshops or awareness programme against sexual harassment carried out; (e) nature of action taken by the employer or District Officer.

सरल हिंदी अनुवाद

14. वार्षिक रिपोर्ट तैयार करना— धारा 21 के अंतर्गत शिकायत समिति द्वारा तैयार की जाने वाली वार्षिक रिपोर्ट में निम्नलिखित विवरण शामिल होंगे:— (क) वर्ष के दौरान प्राप्त यौन उत्पीड़न की शिकायतों की संख्या; (ख) वर्ष के दौरान निपटाई गई शिकायतों की संख्या; (ग) 90 दिनों से अधिक समय से लंबित मामलों की संख्या; (घ) यौन उत्पीड़न के विरुद्ध आयोजित कार्यशालाओं या जागरूकता कार्यक्रमों की संख्या; (ङ) नियोक्ता या जिला अधिकारी द्वारा की गई कार्रवाई की प्रकृति।

मूल पाठ संबंधी कानूनी स्पष्टीकरण: राजपत्र में नियम 14 के अंग्रेजी मूल पाठ में “Complaints Committee” शब्द का प्रयोग किया गया है। अधिनियम में 2016 के संशोधन के बाद वर्तमान वैधानिक शब्दावली में “Internal Committee” और “Local Committee” का प्रयोग होता है। इसलिए नियम 14 को वर्तमान अधिनियम की धारा 21 के साथ पढ़ते समय संबंधित समिति के प्रकार को ध्यान में रखना चाहिए।

5. महत्वपूर्ण कानूनी सूचना

POSH अधिनियम, 2013 की धारा 21 और नियम 14 के अनुसार आंतरिक समिति तथा स्थानीय समिति को प्रत्येक कैलेंडर वर्ष की वार्षिक रिपोर्ट तैयार करनी होती है। रिपोर्ट में शिकायतों की संख्या, निपटारे, 90 दिनों से अधिक लंबित मामलों, जागरूकता कार्यक्रमों और की गई कार्रवाई की प्रकृति का विवरण शामिल होना चाहिए।

धारा 22 के अंतर्गत नियोक्ता को अपने संगठन की वार्षिक रिपोर्ट में दर्ज मामलों की संख्या और उनके निपटारे की जानकारी शामिल करनी होती है। जहाँ संगठन के लिए वार्षिक रिपोर्ट तैयार करना आवश्यक नहीं है, वहाँ यह जानकारी जिला अधिकारी को दी जानी चाहिए।

रिपोर्ट तैयार करते समय धारा 16 के अंतर्गत गोपनीयता का विशेष ध्यान रखा जाना चाहिए। किसी भी रिपोर्ट में शिकायतकर्ता महिला, प्रत्यर्थी या गवाहों की पहचान उजागर करने वाली जानकारी सार्वजनिक नहीं की जानी चाहिए।

वार्षिक रिपोर्ट तैयार करने और प्रस्तुत करने की प्रक्रिया में अधिनियम, नियमों तथा संबंधित प्राधिकरण द्वारा निर्धारित प्रारूप और समय-सीमा का पालन करना आवश्यक है।

महत्वपूर्ण सूचना: यह लेख सामान्य कानूनी जागरूकता एवं शैक्षणिक मार्गदर्शन के उद्देश्य से तैयार किया गया है। इसे व्यक्तिगत कानूनी सलाह का विकल्प न माना जाए। किसी प्रकरण में कार्रवाई करने से पहले लागू अधिनियम, नियम, अधिसूचनाओं और संबंधित कानूनी स्थिति की जांच करें।

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